Menulis Tembusan Surat: Seni yang Sering Dilupakan tapi Sangat Penting

Pernah nggak sih kamu mengirim surat atau email penting, lalu tiba-tiba dapat balasan dari orang yang bahkan nggak kamu tuju? Atau malah kamu sendiri pernah dapat email yang sebenarnya cuma “tembusan”, tapi kamu malah jadi bingung harus ngapain? Inilah mengapa menulis tembusan surat adalah skill yang wajib kamu kuasai – meskipun sering dianggap sepele, salah teknik bisa bikin malu atau bahkan merusak hubungan profesional!

Apa Itu Tembusan Surat dan Kenapa Dia Bukan Sekadar “Opsional”?

Dalam dunia komunikasi formal (baik surat fisik maupun digital), tembusan (carbon copy/cc) adalah pihak yang menerima salinan surat bukan sebagai penerima utama, tapi perlu mengetahui informasi tersebut. Contoh nyatanya:

• Kamu mengajukan cuti ke HRD, tapi menembuskan ke atasan langsung agar dia tahu.
• Mengirim proposal ke klien sambil cc ke bosmu sebagai bentuk transparansi.
• Memberi tahu tim terkait tentang keputusan tanpa menjadikan mereka pihak yang harus merespons.

Fatal error yang sering terjadi: orang asal-asalan menaruh nama di kolom cc tanpa pertimbangan. Alih-alih efisien, malah bikin clutter inbox orang!

3 Aturan Emas dalam Menulis Tembusan Surat

1. Jangan Gunakan CC sebagai Senjata “Jaga-jaga”

Banyak yang cc ke bos atau departemen lain hanya karena takut penerima utama tidak menindaklanjuti. Ini taktik berisiko! Selain menunjukkan ketidakpercayaan, bisa membuat penerima utama merasa diawasi secara tidak elegan. Gunakan cc hanya ketika:

• Pihak tersebut memang perlu update informasi.
• Ada kemungkinan dia akan terlibat dalam proses berikutnya.
• Kamu ingin menjaga transparansi yang memang disepakati sebelumnya.

2. Urutan Nama di CC Bisa Bicara Banyak

Di beberapa budaya korporat, penempatan nama di daftar cc ternyata diperhatikan! Secara tidak tertulis:

• Nama atasan atau pihak lebih senior biasanya ditempatkan paling atas.
• Untuk setara level, urutkan berdasarkan abjad atau relevansi proyek.
• Hindari cc ke lebih dari 5 orang kecuali benar-benar diperlukan.

3. BCC adalah Pisau Bermata Dua

Blind carbon copy (bcc) berguna untuk menyembunyikan daftar penerima (misal: newsletter), tapi dalam surat formal, penggunaannya harus hati-hati. Fakta menarik: Di beberapa perusahaan, penggunaan bcc untuk komunikasi internal bisa dianggap pelanggaran etik karena dianggap menyembunyikan informasi.

Kesalahan Fatal dalam Menulis Tembusan Surat

Ini dia blunder yang sering terjadi tanpa disadari:

• CC ke Orang yang Salah: Misal, menembuskan surat pengunduran diri ke rekan kerja yang tidak berkepentingan. Always double-check!
• Tidak Menjelaskan Peran Penerima CC: Tambahkan kalimat seperti “Dear Andi, untuk tindak lanjut. CC kepada Bu Dian sebagai informasi.“
• Menggunakan CC untuk Delegasi Tugas: Jika ingin mendelegasikan, jangan cc, tapi tulis surat terpisah atau jadikan penerima utama.

Contoh Format Tembusan Surat yang Elegan

Berikut template sederhana yang bisa kamu adaptasi:

Kepada: [Nama Penerima Utama]  
Subjek: Permohonan Persetujuan Budget Event  

Dear [Nama],  

[Sampaikan konten utama surat]  

CC:  
1. [Nama] – Untuk koordinasi tim logistik  
2. [Nama] – Sebagai informasi departemen keuangan  

Salam,  
[Namamu]  
  

Fakta Unik Seputar Tembusan Surat

Kapan Harus Menghindari CC Sama Sekali?

Ada situasi dimana tembusan surat justru kontraproduktif:

• Komunikasi Sensitif: Seperti masalah kinerja karyawan atau negosiasi gaji.
• Ketika Penerima CC Tidak Akan Membaca: Jika kamu tahu pihak yang di-cc selalu mengabaikan email, lebih baik kirim update via channel lain.
• Surat Pribadi: Undangan pernikahan fisik sebaiknya tidak mencantumkan daftar tembusan!

Teknik “CC Strategis” untuk Karier

Menguasai seni menulis tembusan surat bisa membantumu secara politis:

• Bangun Kredibilitas: Dengan rutin meng-cc atasan tentang progres kerjamu (tanpa berlebihan), kamu menunjukkan transparansi.
• Hindari Miskomunikasi: CC ke semua pihak terkait saat ada perubahan deadline mencegah “tapi saya tidak tahu“.
• Dokumentasi Informal: CC bisa menjadi bukti bahwa informasi telah disampaikan jika suatu saat dibutuhkan.

Etika Tembusan Surat di Berbagai Media

Teknik menulis tembusan surat bervariasi berdasarkan platform:

Kata Penutup: CC yang Baik adalah Yang Tidak Dirasa

Seperti garam dalam masakan, tembusan surat yang ideal adalah yang memberikan nilai tanpa membuat penerima merasa “dipaksa” atau kebanjiran informasi. Mulai sekarang, sebelum mengeklik tombol cc, tanyakan: “Apakah orang ini benar-benar membutuhkan salinan ini?” Jika ragu, lebih baik tidak usah!

Dengan mempraktikkan cara menulis tembusan surat yang tepat, kamu tidak hanya terlihat profesional, tapi juga menghormati waktu dan prioritas kolega. So, next time you hit that cc button, do it with confidence and consideration!