Berikut Ini Bagian Penting Saat Menulis Email Kecuali… (Dan Kamu Akan Terkejut!)

Pernah nggak sih kamu nulis email panjang lebar, tapi malah diabaikan? Atau lebih parah lagi, dibalas dengan singkat “Noted.” yang bikin kamu merasa semua usahamu sia-sia? Tenang, kamu nggak sendirian. Tapi tahukah kamu bahwa ada bagian-bagian penting dalam email yang sering kita anggap wajib, padahal sebenarnya nggak perlu banget? Yuk, kita kupas tuntas!

1. Salam Pembuka yang Terlalu Formal

“Yang terhormat Bapak/Ibu…” terdengar keren, tapi sebenarnya di era digital ini, salam seperti ini justru bikin emailmu terkesan kaku. Kecuali kamu memang email ke atasan atau klien yang sangat formal, kamu bisa pakai:

• “Hai [Nama],” (untuk rekan kerja)
• “Hello Team,” (untuk grup)
• “Hi [Nama Panggilan],” (untuk orang yang sudah kenal)

Fakta menarik: Menurut data dari Boomerang, email dengan salam informal seperti “Hi [Nama]” memiliki tingkat respons 5-10% lebih tinggi dibanding salam formal.

2. Paragraf Pembuka yang Bertele-tele

Kita sering memulai dengan “Saya harap Anda dalam keadaan sehat…” atau “Melalui email ini saya ingin…” Padahal, penerima emailmu adalah orang sibuk yang ingin langsung ke inti. Mulailah dengan:

• Langsung ke poin utama di kalimat pertama
• Gunakan bullet points untuk poin penting
• Bold atau highlight informasi krusial

3. Tanda Tangan yang Panjang Banget

Ini dia salah satu bagian penting saat menulis email kecuali… kamu benar-benar perlu menampilkan semua detail kontak. Untuk internal communication, signature dengan nama, jabatan, dan nomor WA cukup. Hindari:

• Quotes motivasi (kecuali itu brand personalmu)
• Foto (kecuali untuk keperluan tertentu)
• Semua media sosial yang tidak relevan

4. CC/BCC yang Tidak Perlu

Kecuali benar-benar diperlukan, jangan CC atasan atau tim lain hanya untuk menunjukkan bahwa kamu sudah bekerja. Ini justru bisa:

• Membuat emailmu dianggap spam
• Mengganggu orang yang tidak perlu terlibat
• Memberi kesan kamu tidak bisa mengambil keputusan

Fakta menarik: Survei oleh Adobe menemukan bahwa pekerja rata-rata menerima 121 email per hari. Bayangkan jika separuhnya adalah CC yang tidak perlu!

5. Permintaan “Mohon Konfirmasi” yang Berlebihan

“Mohon konfirmasi penerimaan email ini” adalah kalimat yang sebenarnya tidak perlu kecuali untuk dokumen sangat penting. Untuk hal rutin, cukup akhiri dengan:

• “Let me know your thoughts.”
• “Feedback welcome!”
• “Talk soon?”

6. Format Email yang Terlalu Kaku

Kecuali untuk email super resmi, kamu bisa lebih santai dengan:

• Menggunakan emoji secukupnya (tapi jangan berlebihan)
• Memecah paragraf panjang menjadi pendek-pendek
• Memberi spasi antar bagian untuk readability

7. Lampiran yang Tidak Perlu

Sebelum meng-attach file, tanyakan:

• Apakah penerima benar-benar butuh file ini sekarang?
• Bisakah informasi disampaikan dalam email saja?
• Sudahkah file diberi nama yang jelas?

Fakta menarik: 47% orang akan mengabaikan email dengan attachment besar tanpa subjek yang jelas, menurut data dari HubSpot.

8. Follow Up yang Terlalu Cepat

Kecuali benar-benar urgent, jangan follow up dalam 24 jam. Beri waktu 2-3 hari kerja sebelum mengirim reminder. Bahkan lebih baik tanyakan di email pertama:

“I need this by [date]. Let me know if this timeline works for you.”

9. Bahasa yang Terlalu Teknis

Kecuali kamu yakin penerima mengerti semua istilah teknis, gunakan bahasa sederhana. Contoh:

• Daripada: “Kita perlu align KPI Q2 dengan ROI campaign”
• Lebih baik: “Mari kita samakan target untuk hasil campaign semester ini”

10. Salam Penutup yang Klise

“Hormat saya” sudah sangat 90-an. Coba alternatif modern:

• “Best,”
• “Cheers,”
• “Talk soon,”
• “Appreciate you,”

Kesimpulan: Bagian Penting Saat Menulis Email Kecuali…

Setelah membaca semua poin di atas, sekarang kamu tahu bahwa ada banyak bagian yang kita anggap penting dalam email, padahal sebenarnya tidak selalu diperlukan. Kuncinya adalah:

1. Kenali audiensmu – lebih formal atau santai?
2. Hargai waktu penerima – langsung ke inti
3. Jelas dan konkret – hindari ambigu
4. Sesuaikan dengan konteks – email bisnis berbeda dengan personal

Dengan memahami bagian penting saat menulis email kecuali yang tidak benar-benar diperlukan, kamu akan:

• Mendapat respons lebih cepat
• Dihargai sebagai komunikator yang efektif
• Mengurangi stres berlebihan saat menulis email

Jadi, bagian mana yang selama ini kamu anggap wajib padahal sebenarnya tidak perlu? Share di komen ya! Dan jangan lupa praktekkan tips bagian penting saat menulis email kecuali yang tidak relevan ini di email berikutnya.