Berikut Aturan Kebahasaan yang Perlu Diperhatikan dalam Menulis Surat Kecuali

Pernah nggak sih kamu bikin surat terus dapat respon “Hah? Maksudnya apa ini?” atau malah dianggap kurang sopan padahal kamu sudah berusaha sebaik mungkin? Nah, mungkin ada beberapa aturan kebahasaan yang kamu lewatkan. Tapi tenang, di sini saya akan bocorkan rahasia menulis surat yang bener tanpa bikin kamu pusing tujuh keliling!

Kenapa Aturan Kebahasaan dalam Surat Itu Penting?

Surat itu seperti wajah digital kamu. Salah dikit, bisa-bisa maksud baikmu malah disalahartikan. Nggak mau kan dikira kasar atau tidak profesional hanya karena salah pilih kata? Makanya, yuk kita bahas aturan kebahasaan yang perlu diperhatikan dalam menulis surat kecuali beberapa hal yang justru lebih fleksibel.

1. Gunakan Bahasa Formal Tapi Jangan Kaku

Ini kesalahan paling umum! Banyak yang mengira surat resmi harus pakai bahasa super kaku seperti “Dengan ini diberitahukan bahwa…” Padahal, kamu bisa lebih natural dengan “Kami ingin memberitahukan bahwa…” selama tetap sopan.

Aturan kebahasaan dalam menulis surat memang menyarankan formalitas, tapi bukan berarti harus seperti robot. Kecuali surat untuk instansi tertentu yang memang punya template khusus, kamu bisa lebih manusiawi dalam pemilihan kata.

2. Perhatikan Struktur Paragraf

Surat yang baik punya alur jelas:

• Pembuka: Sampaikan tujuan utama
• Isi: Jelaskan detailnya
• Penutup: Ringkas dan sampaikan harapan

Ini aturan kebahasaan yang sering diabaikan. Banyak yang langsung masuk ke detail tanpa pengantar, atau malah bertele-tele di pembukaan. Padahal struktur rapi bikin suratmu lebih mudah dipahami.

3. Hindari Singkatan Tidak Resmi

“Mksd sya tuh…” STOP! Jangan pernah! Kecuali untuk surat pribadi ke teman dekat, singkatan seperti ini haram hukumnya dalam surat resmi. Aturan kebahasaan dalam menulis surat sangat menekankan penggunaan kata lengkap.

Tapi ada pengecualian lho untuk singkatan resmi seperti PT, CV, atau gelar (Dr., Prof.). Ini justru wajib digunakan untuk menjaga formalitas.

4. Pilih Kata yang Tepat

Perbedaan kecil dalam pemilihan kata bisa mengubah nada suratmu:

• Daripada “suruh”, lebih baik “mohon”
• Daripada “nggak bisa”, lebih baik “tidak dapat”
• Daripada “bilang”, lebih baik “menyampaikan”

Aturan kebahasaan dalam menulis surat memang lebih ketat dibanding percakapan sehari-hari. Tapi ingat, kecuali untuk surat hukum atau sangat resmi, kamu tidak perlu pakai bahasa yang terlalu tinggi sampai sulit dimengerti.

5. Perhatikan Ejaan dan Tanda Baca

Salah eja bisa bikin malu! Beberapa kesalahan umum:

• “Di” sebagai awalan ditulis serangkai (dikirim), “di” sebagai kata depan dipisah (di kantor)
• Penggunaan tanda koma sebelum “yang”
• Penulisan angka dan nominal uang

Aturan kebahasaan dalam menulis surat sangat memperhatikan hal ini. Kecuali kamu mau dianggap tidak profesional, selalu cek ulang ejaan sebelum mengirim surat.

6. Sesuaikan dengan Penerima

Surat untuk klien beda dengan surat untuk kolega. Aturan kebahasaan dalam menulis surat menyarankan penyesuaian ini:

• Untuk atasan/klien: lebih formal
• Untuk rekan kerja: semi formal
• Untuk teman dekat: bisa lebih santai

Tapi ingat, kecuali kamu sudah sangat akrab, tetaplah menjaga kesopanan dasar dalam setiap surat.

7. Panjang Surat yang Ideal

Surat yang baik itu seperti miniskirt – cukup panjang untuk menutupi yang penting, tapi cukup pendek untuk menarik perhatian. Aturan kebahasaan dalam menulis surat tidak mengatur jumlah kata pasti, tapi umumnya:

• Surat resmi: 1-2 halaman
• Email bisnis: 3-5 paragraf
• Surat pribadi: fleksibel

Kecuali untuk laporan atau dokumen khusus, usahakan suratmu ringkas tapi lengkap.

8. Awali dan Akhiri dengan Baik

Pembuka dan penutup surat itu seperti jabat tangan – bikin kesan pertama yang kuat. Beberapa pilihan sesuai aturan kebahasaan dalam menulis surat:

Pembuka:

• “Dengan hormat,” (sangat formal)
• “Halo [Nama],” (semi formal)
• “Dear [Nama],” (untuk surat berbahasa Inggris)

Penutup:

• “Hormat kami,” (formal)
• “Salam,” (semi formal)
• “Terima kasih,” (versi lebih hangat)

Kecuali kamu sudah punya gaya khusus yang disepakati bersama, patuhi format dasar ini.

9. Baca Kembali Sebelum Kirim

Ini aturan kebahasaan dalam menulis surat yang paling sering dilupakan! Setelah menulis, baca lagi dengan suara keras. Jika terdengar aneh atau tidak jelas, berarti perlu direvisi.

Kecuali kamu sedang benar-benar terburu-buru (yang seharusnya tidak terjadi), selalu luangkan waktu untuk proofreading.

10. Kapan Boleh Melanggar Aturan?

Nah, ini yang menarik! Aturan kebahasaan dalam menulis surat memang penting, tapi ada pengecualian dimana kamu bisa lebih fleksibel:

• Surat untuk audiens muda bisa lebih casual
• Email follow-up bisa lebih singkat
• Surat kreatif (seperti lamaran kerja kreatif) boleh beda

Kuncinya adalah tahu kapan harus patuh dan kapan bisa melonggarkan aturan. Kecuali kamu punya alasan kuat untuk melanggar, lebih baik ikuti panduan dasar.

Penutup

Nah, sekarang kamu sudah tahu aturan kebahasaan yang perlu diperhatikan dalam menulis surat kecuali beberapa situasi khusus. Ingat, surat yang baik itu jelas, sopan, dan sesuai konteks. Tidak perlu terlalu kaku, tapi juga jangan asal-asalan.

Mulai sekarang, coba perhatikan surat-surat yang kamu terima. Mana yang bikin kamu respect dan mana yang bikin geleng-geleng kepala? Belajar dari contoh nyata adalah cara terbaik menguasai aturan kebahasaan dalam menulis surat.

Terakhir, jangan lupa praktek ya! Karena teori tanpa praktek itu seperti surat tanpa amplop – kurang lengkap. Selamat menulis!